A pesar de estas ventajas, esta transición masiva al trabajo a distancia ha dado lugar a muchas zonas grises y cuestiones que los empleadores deben abordar. El control eficaz del tiempo y la gestión de los trabajadores remotos, manteniendo al mismo tiempo su compromiso y productividad, es una preocupación generalizada entre los empleadores. Aunque las cuestiones relacionadas con el control del tiempo son más relevantes para los empleados no exentos, a quienes, según la legislación federal, se les debe pagar el salario mínimo más las horas extras si trabajan más de 40 horas a la semana, los empleadores siguen teniendo que preocuparse por el control del tiempo de sus empleados exentos por razones prácticas de índole financiera y empresarial.
El 24 de agosto de 2020, la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos publicó la Boletín de asistencia de campo n.º 2020-5 proporcionar orientación sobre las obligaciones de los empleadores en virtud de la FLSA para llevar un registro del número de horas de trabajo remunerable que realizan los empleados que trabajan a distancia. Surgen dificultades en situaciones en las que los empleados no exentos realizan trabajo que no estaba programado. “El empleador está obligado a pagar a sus empleados todas las horas trabajadas, incluido el trabajo no solicitado pero soportado o permitido, como el trabajo realizado en casa”.” Mira. 29 C.F.R. § 785.11-12. Los empleadores deben contabilizar las horas adicionales no programadas que trabajan sus empleados si saben o tienen motivos para saber que se está realizando dicho trabajo. El criterio del tribunal a la hora de determinar si un empleador tenía conocimiento real o implícito de estas horas es si el empleador debería haber adquirido dicho conocimiento mediante una diligencia razonable. Ver Allen contra la ciudad de Chicago, 865 F.3d 936, 945 (7.º Cir. 2017), cert. denegada, 138 S. Ct. 1302 (2018). La “diligencia razonable” se determina a la luz de las circunstancias que rodean la actividad empresarial del empleador, pero, en general, se trata de una norma que el empleador puede cumplir simplemente proporcionando a sus empleados un procedimiento claro para informar de las horas trabajadas. Una vez que los empleados han implementado, debatido y comprendido ese procedimiento de control del tiempo, el empleador no está obligado a realizar esfuerzos poco prácticos para investigar más a fondo y descubrir las horas no declaradas por un empleado. Los empleadores pueden mitigar su exposición al riesgo de la FLSA realizando auditorías salariales y horarias para verificar si sus empleados han sido remunerados adecuadamente.
Los empleadores no tienen que preocuparse por las reclamaciones relacionadas con la FLSA en lo que respecta a sus empleados exentos, ya que estos no están cubiertos por dicha ley. No obstante, la gestión, el control del tiempo y la productividad son cuestiones que preocupan especialmente a los empleadores. La falta de supervisión, además de la realidad de los horarios complicados debido a los retos que plantea la pandemia, como trabajar mientras se cuida a los hijos o se comparte el espacio de trabajo con el cónyuge, la pareja o los compañeros de piso, lo que a veces da lugar a que los empleados trabajen en horarios irregulares, son solo algunas de las cuestiones que los empleadores han intentado resolver. También hay que encontrar un equilibrio, ya que es importante que los empleadores tengan en cuenta que la microgestión regular de los empleados exentos podría poner en peligro su condición de exentos y darles derecho al pago de horas extras, ya que puede considerarse que se les niega la capacidad de ejercer la discreción y el juicio independiente necesarios para dicha clasificación.
Para que los empleadores eviten posibles problemas relacionados con la productividad y la gestión, es fundamental que comuniquen claramente las expectativas laborales y los plazos, y que reiteren las políticas laborales estándar que siguen vigentes independientemente del lugar desde el que trabaje el empleado. Las revisiones frecuentes por parte de la dirección y el reconocimiento de los empleados por los objetivos alcanzados y las contribuciones son medidas sencillas que los empleadores pueden incorporar y que tienen un impacto significativo en la productividad y la satisfacción de los empleados.
Otra cuestión importante que deben tener en cuenta los empleadores es el cumplimiento de la obligación de colocar los avisos requeridos en el lugar de trabajo. publicó una guía sobre este tema. El Boletín de asistencia de campo n.º 2020-7 publicada por la División de Salarios y Horas del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos el 23 de diciembre de 2020, aclaró que ciertos avisos electrónicos cumplen con los requisitos de notificación establecidos en la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA), la sección 14(c) de la FLSA (sección 14(c)), la Ley de Protección al Empleado contra el Polígrafo (EPPA) y la Ley de Contratos de Servicios (SCA).
Ya sea que los avisos se proporcionen en formato electrónico o impreso, es obligación del empleador proporcionar los avisos requeridos a todas las personas afectadas. Varias de las leyes federales antes mencionadas exigen que los empleadores mantengan estos avisos publicados de forma continua en el lugar de trabajo. Para cumplir con el requisito de publicación continua en formato electrónico, todos los empleados del empleador deben trabajar exclusivamente a distancia, recibir habitualmente información del empleador por medios electrónicos y tener acceso fácil a la publicación electrónica en todo momento. En los casos en que el empleador tenga una combinación de empleados que trabajan en la oficina y empleados que trabajan totalmente a distancia, el empleador puede complementar la publicación en papel con una publicación electrónica. La consideración clave que deben tener en cuenta los empleadores es que los empleados puedan acceder fácilmente y ver la publicación requerida. Si un empleado tiene que solicitar acceso para ver la publicación, o si el empleador no ha informado adecuadamente a los empleados sobre dónde y cómo acceder al aviso de forma electrónica, no se ha cumplido el requisito de notificación.
A medida que el trabajo remoto siga siendo una práctica generalizada entre los trabajadores, seguramente surgirán nuevas directrices y leyes para abordar las cuestiones y preocupaciones que vayan surgiendo. Nuestra firma está a su disposición para ayudarle con sus asuntos relacionados con el derecho laboral, así como con cualquier cuestión corporativa, comercial o de derecho de familia. Ofrecemos consultas tanto presenciales como virtuales. No dude en llamar a nuestra oficina al 305-460-0145 para programar una consulta o Haga clic aquí.
