La contabilidad y la gestión de las transacciones comerciales de su empresa pueden ser, al mismo tiempo, las tareas más temidas. y la tarea más importante para la salud financiera de su negocio. Estar al tanto de las transacciones de la empresa es igualmente importante tanto para las pequeñas como para las grandes empresas. En una empresa pequeña, es probable que haya menos sistemas de control y equilibrio para las transacciones que se realizan. Por el contrario, las organizaciones más grandes pueden enfrentarse a un problema diferente, al tener que supervisar cientos de transacciones y un equipo de contadores.
Independientemente del tamaño de la empresa, hay algunas prácticas habituales que puede implementar para mantener el control de sus fondos, y algunas cosas que debe evitar para garantizar que su contabilidad se concilie sin problemas:
HACER:
Siempre ingrese los detalles de la transacción.
Ya sea una pequeña comida con un socio potencial o un evento a gran escala, es importante recordar introducir los detalles de cada transacción tan pronto como se haya pagado la cuenta, o se corre el riesgo de olvidarse de hacerlo más tarde. Cuanto más tiempo pase desde el gasto o ingreso, más difícil será detectar o corregir los errores más adelante.
Siempre formalice por escrito los acuerdos con proveedores u otras empresas B2B con la ayuda de un abogado mercantil cualificado.
¿Va a asociarse con un nuevo socio comercial o proveedor? Asegúrese de que su acuerdo describa todos los detalles pertinentes, incluyendo:
- Detalles y frecuencia de pago
- Confidencialidad
- Recursos y resolución de disputas
- Circunstancias de terminación del contrato
- ¿Qué leyes estatales regirán el contrato?
Asegúrate de que todas las transacciones concuerden.
Además de registrar cada transacción de manera oportuna y detallada, también debes asegurarte de que todas las transacciones concuerden. Los expertos recomiendan hacerlo una vez a la semana o, como mínimo, una vez al mes. Asegúrate de conciliar tus transacciones con los registros de tu banco, tarjetas de crédito y líneas de crédito.
NO HAGAS LO SIGUIENTE:
Ignorar el riesgo de control
Esto es especialmente importante en operaciones de mayor envergadura. Siempre debe saber quién tiene acceso a qué cuentas y en qué capacidad. Para minimizar el riesgo de control, siempre debe saber quién tiene acceso a:
- Números de tarjetas de crédito
- Inicios de sesión en bancos en línea
- La capacidad de realizar transferencias bancarias.
- Tiene autoridad para firmar
Mezclar gastos personales y de la empresa.
Emprendedores y propietarios de pequeñas empresas: esto es para ustedes. Es muy común que quienes recién inician un negocio mezclen los fondos personales con los de la empresa. Sin embargo, tomar prestado un poco de un fondo para cubrir otro puede convertirse rápidamente en un hábito que podría tener efectos negativos en la contabilidad de su empresa y en su responsabilidad personal final si su empresa es demandada. El movimiento del dinero, su procedencia y su destino se examinan minuciosamente cuando llega la época de pagar impuestos, cuando se solicita un préstamo o cuando se intenta verificar el valor de la empresa. Mantenga estos gastos separados y siempre sabrá cuánto gana y gasta su negocio.
Llevar un buen control de tus transacciones comerciales, ya sean entre empresas, con proveedores o simples comidas fuera de la oficina, te ahorrará muchos dolores de cabeza en el futuro. Contar con un contador experto ayuda, pero saber qué hacer y en qué fijarte por ti mismo refuerza la seguridad financiera de tu empresa.
¡Contáctenos!
Como siempre, se recomienda contratar a un abogado con experiencia en derecho mercantil para que le ayude a redactar y revisar sus contratos comerciales. Si tiene alguna pregunta sobre sus contratos comerciales, el equipo de confianza de The Campbell Law Group puede ayudarle.
Llámenos hoy mismo al (305) 328-9506 para descubrir cómo podemos ayudarle a usted y a su empresa.
